Die Herausforderung
An der Bereitschaft fehlte es nicht: Die Offenheit für Veränderung lag bei fünf von fünf, und ein bezahlter KI-Assistent schrieb bereits Übersetzungen, Lieferantenanfragen und E-Mails. Es fehlte die Zeit. Anforderungen wurden von Hand zu Lieferantenanfragen, Angebote wurden über viele Warengruppen verglichen und neu kalkuliert, und bestätigte Aufträge liefen von Hand durch Einkauf, Zoll und Rechnungsstellung. Bei drei Personen ergab das jede Woche ungefähr eine volle Stelle.
“Die internen Kalkulationen sind wegen der großen Bandbreite an Warengruppen komplex und fehleranfällig.”
So lief die Bewertung ab
- 1
Kostenlose Bewertung
Ein zehnminütiger Fragebogen liefert den ersten Bereitschafts-Score und die drei wichtigsten Chancen.
- 2
Unternehmensprofil und Website
Ein strukturiertes Formular zu Systemen, Team und Kosten, während Strados die Website des Unternehmens selbst auswertet.
- 3
Sprachinterview
Ein geführtes Gespräch von etwa 25 Minuten in der Sprache des Inhabers darüber, wie die Arbeit wirklich läuft.
- 4
Report, von einem Menschen geprüft
Score, fünf Chancen mit Kosten und Rendite, drei Quick Wins und ein 90-Tage-Plan. Vor dem Versand von unserem Team geprüft.
Was der Report gefunden hat
Mit 57 von 100 Punkten liegt das Unternehmen in der Stufe Fast bereit und vor den meisten Dienstleistungsunternehmen, die Strados bewertet. Bei Technologie und digitaler Nutzung liegt es vor seinen Wettbewerbern. Die Prozessreife liegt in der Mitte der Spanne, und genau dort gehen die Stunden verloren. Der Zeitpunkt zählte: Mit dem neuen Zoho-System kurz vor dem Start empfahl der Report, die Schritte jetzt zu verbinden, statt die alten manuellen Gewohnheiten im neuen System nachzubauen.
Die Lösung, Schritt für Schritt
- 01
Verbundene Kette vom Auftrag bis zur Lieferung
Jeden bestätigten Auftrag in Zoho mit Bestellung, Lieferantennachverfolgung, Zollpapieren und Rechnung verbinden.
Wirkung HochAufwand HochZoho FlowZoho BooksZoho Inventory6–9
Stunden pro Woche frei
- 02
Standardanfragen für jede Warengruppe
Die besten bisherigen Anfragen in Vorlagen verwandeln, damit eine Anfrage an fünf Lieferanten nur Minuten dauert.
Wirkung HochAufwand MittelChatGPT BusinessZoho Forms4–6
Stunden pro Woche frei
- 03
Regelbasierter Angebotsvergleich und Einstandskosten
Lieferantenangebote vergleichen und die vollen Lieferkosten Zeile für Zeile berechnen, ohne Nachrechnen von Hand.
Wirkung HochAufwand MittelZoho CreatorZoho CRM3–5
Stunden pro Woche frei
- 04
Technische Wissensbasis mit geprüften Quellen
Antworten auf technische Fragen mit der Quellstelle, ohne separaten Abgleich mit Fachbüchern.
Wirkung MittelAufwand NiedrigNotebookLMChatGPT Business2–4
Stunden pro Woche frei
- 05
Website mit Fallstudien und direkten Anfragen
Heute kommt kein Neukunde über die Website. Sie soll zu einer messbaren Quelle für Anfragen werden.
Wirkung MittelAufwand MittelWordPressZoho Forms1–2
Stunden pro Woche frei
Stunden aus dem Strados Pro Report, über die fünf Teile der Lösung. Schätzungen, keine gemessenen Ergebnisse.
Die ersten 30 Tage
- Angebotsvolumen und Durchlaufzeit messen und ein Wachstumsziel in Zahlen festlegen
- Datenexport prüfen und Lieferantenliste bereinigen, bevor das neue System live geht
- Eine gemeinsame Sammlung getesteter Anweisungen für tägliche Texte und Übersetzungen
Der 90-Tage-Plan
Tage 1–30
Ausgangszahlen und saubere Daten festlegen und die ersten gemeinsamen Routinen in den Alltag bringen.
Tage 31–60
Die wiederholten Handgriffe zwischen Anfrage und Auftrag aus der Woche nehmen und jede Änderung an den Ausgangszahlen prüfen.
Tage 61–90
Die übrigen Änderungen in allen drei Rollen in den Alltag bringen und die nächsten Ziele aus gemessenen Ergebnissen ableiten.
In eigenen Worten
“Statt einer langen Liste allgemeiner KI-Ideen hat es uns gezeigt, wo KI in unserem Tagesgeschäft wirklich Wert schaffen kann.”
Am meisten gefallen hat uns die Priorisierung konkreter Chancen statt einer Empfehlung der neuesten Tools, und die Unterscheidung zwischen Quick Wins und Vorhaben, die mehr Vorbereitung brauchen. Das macht es für die Geschäftsführung viel leichter zu entscheiden, wo man anfängt und wo man keine Ressourcen verschwendet. Die Analyse hat einige unserer eigenen Annahmen infrage gestellt, und das machte das Ergebnis wertvoller als eine bloße Bestätigung dessen, was wir schon dachten.
Eine KI-Analyse kann detaillierte Umsetzungsarbeit oder einen erfahrenen Spezialisten nicht für jedes Thema ersetzen. Aber als strukturierter Ausgangspunkt für eine KI-Strategie fanden wir sie sehr überzeugend, und der Prozess brauchte viel weniger Zeit als ein klassisches Beratungsprojekt.
Geschrieben von Francisco nach dem Lesen des Reports
